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特許管理システム


契約管理システム GripManager

契約書を契約申請から締結に至るまでの現場担当者と法務部門とのやりとりを効率的に管理

 

「GripManager」は、現業部門の契約書の審査相談から締結にいたる契約業務のプロセス管理を目的にしたシステムです。 更に、締結された契約書の期限管理や更新の履行状況なども管理することが可能です。 わかりやすいメニュー化によりユーザービリティが高く、初めてのお客様にも直観的でスムーズな運用を提供します。

 

こんな課題を解決

  • 契約締結までのプロセスを可視したい
  • 契約書の期限管理を明確化したい
  • 契約書の締結状況を把握したい
  • 現業部門が使い易いシステムを導入したい

特徴

プロセス管理

相談~締結までのプロセスにおける契約担当者と法務部門とのやり取り、契約書類(ドラフト・原本)を一元的に保存することで、いつ・誰が・どのような回答を行ったなどの履歴参照が容易にできます。常に最新の契約書類がどれなのかを瞬時に参照する事も可能です。

 

進捗管理

相談~締結~契約満了までのプロセスにおいて、案件の状況を自動的に変更する事で案件の状態を明確化します。その案件状況を状況別、担当別に件数管理することが可能です。

 

期限管理

スケジュールを設定することにより、検索条件に当てはまる案件を帳票にまとめ、任意(日次、週次、月次)のタイミングで電子メールにて自動送信が可能です。例えば、契約満了期限が近づいた案件をまとめ契約担当者に電子メールを自動送信することで処理漏れを防ぎます。

 

履行管理

契約内容の履行状況を契約担当に定期的に問合せ、履行状況を可視化する事により、契約リスクを事前にチェックする事が可能です。契約毎に履行チェックを行い、チェック月になると担当者に電子メールを自動送信することで契約切れのリスクを防ぎます。

機能

入力操作性

わかりやすいメニュー画面が準備されているので、導入からスムーズな運用の実現が可能です。

 

入力操作性

期限管理

各契約の更新期限を容易に管理することが可能です。

 

期限管理

履行管理

・契約内容の履行状況を契約担当に定期的に問合せ履行状況を可視化する事により、契約リスクを事前にチェックする事が可能です。

・契約毎に履行チェックを行い、チェック月になると担当者に電子メールを自動送信することで契約切れのリスクを防ぎます。

 

履行管理

ロール/権限定義

ユーザー単位にどの機能の権限を付与するかを設定可能です。権限の集合体(ロール)を付与することも可能です。

 

ロール/権限定義

関連製品・オプション

承認回覧オプション

既存のワークフローシステムでは対応できない契約部門における承認回覧業務を本オプションで対応が可能です。シンプルな設定で構築が可能で、より迅速な承認回覧を実現します。

承認回覧オプション

 

1. 頻繁に発生する急な経路変更や追加が可能
 ・関連担当部署にも承認が必要になった
 ・重要案件なので、急遽取締役にも
  決裁してもらうことになった
 ・部署の異動はしているが、当初の発明者の判断を
  取りつけたい

 

2. まとめ承認、個別承認の選択ができます。
 ・承認すべきメールが日々大量に送信されてきて困る
 ・選択した案件をまとめて承認したい

 

3. 利用者にやさしい操作性を実現。
 ・利用者には必要な項目だけ表示、入力させたい
 ・操作性で問い合わせが頻繁に来て対応が大変
 ・ユーザーや業務に合わせた画面を自分たちで自由に
  作成したい

汎用CSVデータ取込ツール

外部ファイル(CSV)に格納された情報を、一括でGripManagerに取込むことが可能です。

汎用CSVデータ取込ツール

書類取込オプション

契約に関連する複数のファイルを一括で該当する契約に登録します。 手動で一つずつ登録していた関連ファイルを自動一括で行います。

書類取込オプション

動作環境

サーバ仕様

OS Windows Server 2012 R2
Webサーバ IIS 7.5
データベースサーバ PowerGres 9.4

 

クライアント仕様

OS Windows 7
Windows 8
Windows 10
ブラウザ IE 11
「GripManager」は株式会社スカラコミュニケーションズの登録商標です。

 

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